Privacyreglement Zilvermuseum Doesburg
Inleiding
Een relatie van de stichting Zilvermuseum Doesburg (ZMD) heeft er recht op dat zorgvuldig met zijn resp. haar persoonsgegevens wordt omgegaan. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een bepaalde persoon. De wettelijke regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt. Het ZMD vindt het belangrijk dat duidelijk is welke persoonsgegevens van een relatie worden verwerkt (opvragen, opslaan, gebruiken), voor welke doeleinde verwerking plaats vindt, hoe lang deze gegevens worden bewaard en op welke wijze de gegevens zijn beveiligd. In dit reglement wordt hierover uitleg gegeven.
1. Rechten en plichten
Voor het uitvoeren van onze dienstverlening moeten wij gebruik maken van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer er sprake is van minimaal één van de volgende situaties:
- u hiervoor toestemming heeft verleend en u deze toestemming op een later moment niet heeft ingetrokken;
- dit nodig is om vitale belangen te beschermen;
- de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het aangaan of de uitvoering van de overeenkomsten waarbij u partij bent of wilt worden;
- de gegevensverwerking noodzakelijk is om een op ons rustende wettelijke verplichting na te komen;
- de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een vooraf beschreven gerechtvaardigd belang van ons.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor commerciële of charitatieve doeleinden. Dit doen we alleen als u ons hiervoor expliciet schriftelijk toestemming verleent. Wij kunnen uw gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijk onderzoek gebruiken. Bijvoorbeeld voor een onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening. Te denken valt hierbij aan postcode analyses. In de resultaten van deze onderzoeken zijn de gegevens niet te herleiden tot uw persoon.
2. Verwerking van persoonsgegevens
Wij verwerken verschillende persoonsgegevens:
- Aan museumbezoekers vragen wij de postcode van hun woonadres. De bezoeker blijft daarbij anoniem. Met de postcode kunnen we zien waar onze bezoekers vandaan komen en zo kunnen we effectiever informeren en adverteren. Gegevens van museumbezoekers worden niet ter beschikking gesteld van andere partijen.
- Tijdens uw bezoek aan de Martinikerk resp. ons museum kan het zijn dat veiligheids-camera’s uw aanwezigheid registreren. Dat doen we voor de veiligheid van bezoekers, personeel en onze collectie. Er worden geen persoonlijke gegevens gekoppeld aan deze camerabeelden. Deze camerabeelden worden twee weken bewaard en daarna automatisch gewist (tenzij er sprake is van een calamiteit in een bepaalde periode, dan worden beelden incidenteel langer bewaard).
- Van mensen die objecten of documenten verkopen, schenken, nalaten of in bruikleen geven aan het museum wordt de naam, adres en eventueel email en telefoonnummer geregistreerd. Zo is altijd te herleiden van wie welke objecten of documenten zijn gekregen. Die gegevens worden daarom voortdurend bewaard in onze collectie-database. Deze gegevens worden niet met andere partijen gedeeld, tenzij hiervoor expliciet toestemming wordt gegeven.
- Van personen, instanties of organisaties die ons museum financieel ondersteunen registreren we naam, adres en eventueel het email-adres en telefoonnummer. Die data gebruiken we om hen elk jaar een verzoek tot donatie te sturen en om hen te informeren over wat we voor donateurs organiseren. Bovendien, als een donateur ons machtigt om jaarlijks een bedrag van zijn of haar rekening af te schrijven, slaan we ook het IBAN-nummer op, samen met de toestemming die de donateur heeft gegeven voor de afschrijving van een bepaald bedrag.
- Persoonsgegevens worden door het ZMD ook vastgelegd en verwerkt voor het versturen van een nieuwsbrief (op basis van naam en Email-adres).
3. Doelen verwerking persoonsgegevens
De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt ten behoeve van de uitvoering van onze diensten en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, in brede zin, waaronder:
- Voor de totstandkoming en uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld in verband met een functioneren als vrijwilligers in of namens het museum;
- Het beheren van duurzame relaties, met inbegrip het uitvoeren van activiteiten gericht op het vergroten van het klantenbestand;
- Het versturen van een nieuwsbrief om relaties op de hoogte te houden van de producten en diensten van het ZMD;
- Om te voldoen aan de op het ZMD van toepassing zijnde wet- en regelgeving
4. Bewaartermijnen en vernietigingen
Zolang u een relatie met ons heeft, wordt de informatie bewaard in onze systemen. De informatie wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van het doel waarvoor de informatie is verkregen of dat wettelijk is toegestaan. In principe wordt de informatie tot 2 jaar na afloop van de relatie bewaard. Financiële gegevens worden 7 jaar bewaard.
5. Welke rechten heeft u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
Uw rechten zijn:
- Recht op inzage: U heeft recht op inzage in uw persoonlijke gegevens die worden verzameld.
- Recht op correctie: Als de gegevens die worden verwerkt niet juist zijn, heeft u het recht deze te laten aanpassen.
- Recht op verwijdering: Mochten uw gegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt, heeft u het recht te vragen dat deze gegevens verwijderd worden, behoudens wettelijke verplichtingen.
- Recht van beperking: Bij een aanvraag van u om aanpassing van de gegevens of verwijdering daarvan of u heeft een bezwaar tegen de verwerking ingediend, dan heeft u het recht ons te vragen uw gegevens (tijdelijk) niet te verwerken.
- Recht van bezwaar: Als de gegevens worden verwerkt op grond van een gerechtvaardigd belang, is het mogelijk daartegen bezwaar te maken. Er zal dan een belangenafweging moeten plaats vinden.
- Vergoeding: De door u gevraagde informatie wordt gratis aangeboden. Onder bijzondere omstandigheden kan daarvoor een vergoeding worden gevraagd.
- Uitzonderingen: Beperking van uw rechten is mogelijk als dit noodzakelijk is in het belang van:
– de veiligheid van de Staat;
– de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
– de gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en andere openbare lichamen;
– het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften;
– de bescherming van u of van de rechten van anderen.
De betrokkene kan voldoen aan zijn rechten via info@zilvermuseumdoesburg.nl. Op een aanvraag wordt binnen vier weken schriftelijk gereageerd.
6. Delen van gegevens met derden
a. Uw informatie kan verstrekt worden aan derden wanneer:
– u daar zelf toestemming voor geeft;
– deze informatie niet tot u persoonlijk kan worden herleid/is geanonimiseerd;
– dat moet op grond van de wet;
– dat nodig geacht is voor het uitvoeren van een overeenkomst met u;
– daar een gerechtvaardigde reden voor is.
b. Zonder uw toestemming wordt uw informatie niet aan derde partijen verstrekt voor marketing doeleinden.
7. Toegepaste beveiligingsmaatregelen en geheimhouding
- Alle personen die werkzaam zijn bij ZMD of uit naam van het ZMD werkzaamheden verrichten en daarbij kennis nemen van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij hun werkzaamheden of een wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht. Zij hebben toegang tot Persoonsgegevens voor zover hun functie dat vereist.
- Het ZMD treft technische en gestructureerde passende maatregelen ter beveiliging van Persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
- Het ZMD stelt de Autoriteit Persoonsgegevens onverwijld in kennis van een inbreuk op de beveiliging, bedoeld in het vorige lid. Tevens wordt betrokkene daarvan op de hoogte gesteld, als de inbreuk naar mag worden verwacht ongunstige gevolgen zal hebben voor diens persoonlijke levenssfeer.
- Het voorgaande lid is niet van toepassing als het ZMD passende maatregelen heeft genomen waardoor de “gelekte” persoonsgegevens onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn voor een ieder die geen recht heeft op kennisname van die gegevens.
9. Klachten
Als u van mening bent dat dit reglement niet (goed) wordt nageleefd of dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet correct wordt uitgevoerd, kunt u hierover een klacht indienen bij het bestuur van het ZMD of de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag). Onze beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan u meegedeeld. U kunt u klacht indienen via de website op de pagina contact (klachten) of via onze mailadres info@zilvermuseumdoesburg.nl.
10. Ingangsdatum reglement
Dit reglement gaat in op 5 juni 2021, geldt voor onbepaalde tijd en kan door ons tussentijds worden aangepast. De meest recente versie van ons reglement wordt telkens gepubliceerd op onze website.